Cùng một vị trí bảo vệ 24/24, doanh nghiệp có thể nhận được những báo giá chênh nhau vài triệu đồng mỗi tháng. Điều này khá bình thường vì giá dịch vụ không được xác định riêng từ số giờ trực. Cách bố trí nhân sự, nhiệm vụ, địa điểm làm việc, mức độ quản lý và yêu cầu thực tế của từng mục tiêu đều ảnh hưởng đến chi phí.
Hiểu cách hình thành giá giúp doanh nghiệp so sánh báo giá chính xác hơn. Thay vì chỉ nhìn con số cuối cùng, người thuê có thể biết mình đang trả tiền cho những phần việc nào và mức giá đó có phù hợp với phương án bảo vệ được đề xuất hay không.
Giá dịch vụ bảo vệ được tính dựa trên những khoản nào?
Về cơ bản, giá dịch vụ bảo vệ có thể hình dung theo công thức:
Trong đó, chi phí nhân sự trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn nhất. Tuy nhiên, nếu chỉ lấy tiền lương của một nhân viên rồi cộng thêm một khoản lợi nhuận thì chưa phản ánh đúng cách vận hành của một dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp.
Chi phí nhân sự trực tiếp
Đây là khoản dễ nhìn thấy nhất.
Mỗi vị trí cần xác định nhân viên làm bao nhiêu giờ trong ngày, trực ca ngày hay ca đêm, có làm vào ngày nghỉ hay không và phải duy trì vị trí trong bao nhiêu ngày mỗi tháng.
Một nhân viên làm 8 giờ tại văn phòng sẽ có cách bố trí khác với một vị trí cổng nhà máy phải duy trì liên tục 24/24.
Đặc biệt với những mục tiêu trực 24/24, công ty bảo vệ phải tổ chức nhiều nhân sự luân phiên. Vì vậy, doanh nghiệp nên phân biệt rõ giữa một nhân viên bảo vệ và một vị trí bảo vệ cần duy trì liên tục.
Nếu cần tìm hiểu kỹ hơn, có thể xem bài 1 vị trí bảo vệ 24/24 cần bao nhiêu nhân viên?
Chi phí quản lý và giám sát
Nhân viên bảo vệ làm nhiệm vụ tại mục tiêu là phần dễ nhìn thấy nhất của dịch vụ.
Để một mục tiêu vận hành ổn định còn cần người quản lý kiểm tra quân số, xử lý tình huống, điều động nhân sự khi có biến động và theo dõi việc thực hiện phương án bảo vệ.
Với mục tiêu lớn như nhà máy, kho hàng, tòa nhà hoặc công trình, phần quản lý này càng quan trọng. Nếu nhân viên thay đổi mà không được bàn giao đầy đủ hoặc các lỗi nghiệp vụ không được phát hiện sớm, chất lượng dịch vụ sẽ giảm dù quân số trên giấy vẫn đủ.
Chi phí nhân sự thay thế và dự phòng
Đây là khoản khách hàng thường ít để ý khi so sánh hai báo giá.
Trong thực tế, nhân viên có thể nghỉ phép, ốm, nghỉ việc hoặc phát sinh việc cá nhân. Một chốt bảo vệ không thể vì vậy mà bỏ trống.
Đơn vị cung cấp phải có phương án điều người thay thế hoặc dự phòng để duy trì mục tiêu. Nếu báo giá quá thấp đến mức không còn kinh phí cho phần này, tình trạng kéo dài ca, thiếu người hoặc thay nhân viên liên tục rất dễ xảy ra.
Đồng phục và trang thiết bị
Tùy từng mục tiêu, nhân viên có thể cần đồng phục, bộ đàm, đèn pin, sổ sách, công cụ hỗ trợ hoặc những trang thiết bị phục vụ kiểm soát.
Chi phí này thường không phải phần lớn nhất trong báo giá, nhưng vẫn cần được tính vào phương án cung cấp dịch vụ.
Với những yêu cầu đặc thù, hai bên nên thống nhất ngay từ đầu thiết bị nào do công ty bảo vệ cung cấp và thiết bị nào thuộc phía khách hàng.
Thời gian trực ảnh hưởng đến giá dịch vụ bảo vệ thế nào?
Thời gian làm việc là một trong những yếu tố tác động trực tiếp nhất đến giá.
Bảo vệ 8 giờ/ngày
Ca 8 giờ phù hợp với những mục tiêu chỉ cần nhân sự trong một khoảng thời gian cố định, chẳng hạn văn phòng làm giờ hành chính, cửa hàng hoặc showroom.
Nếu sau giờ hoạt động cơ sở đã khóa cửa, có camera hoặc có phương án kiểm soát khác thì không nhất thiết phải duy trì nhân viên suốt đêm.
Đây thường là phương án có chi phí thấp hơn vì thời gian bố trí nhân sự ngắn và dễ tổ chức hơn.
Bảo vệ 12 giờ/ngày
Ca 12 giờ thường được lựa chọn tại cửa hàng, nhà hàng, kho hoặc những cơ sở có thời gian hoạt động kéo dài.
So với ca 8 giờ, yêu cầu nhân sự và thời gian trực tăng lên. Nếu là ca đêm hoặc vị trí có nhiều nhiệm vụ đi kèm, chi phí cũng có thể khác so với một chốt ban ngày có công việc đơn giản.
Vị trí bảo vệ 24/24
Khi khách hàng yêu cầu một vị trí hoạt động 24/24, điều đó có nghĩa chốt phải luôn có người trực cả ngày lẫn đêm.
Đây không phải một nhân viên làm liên tục 24 giờ.
Đơn vị bảo vệ phải tổ chức nhân sự theo ca, giao nhận công việc và có người thay thế khi cần. Vì vậy, giá của một vị trí 24/24 thường cao hơn đáng kể so với một nhân viên làm 8 hoặc 12 giờ. Cụ thể về vấn đề này, bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết: 1 vị trí bảo vệ 24/24 cần bao nhiêu nhân viên?
Chính cách tổ chức nhân sự phía sau là một phần quan trọng tạo nên mức giá.
Vì sao cùng thời gian trực nhưng giá vẫn khác nhau?
Đây là câu hỏi khá phổ biến khi doanh nghiệp nhận nhiều báo giá.
Giả sử hai vị trí đều yêu cầu trực 12 giờ.
Một vị trí tại văn phòng có thể chủ yếu kiểm soát khách, mở cửa, trông xe và theo dõi người ra vào. Trong khi đó, một vị trí tại cổng nhà máy có thể phải kiểm soát công nhân, nhà thầu, xe tải, hàng hóa, chứng từ và phối hợp với bộ phận kho.
Thời gian làm việc giống nhau nhưng khối lượng công việc khác nhau.
Tương tự, một chốt công trường ban đêm phải kiểm soát vật tư và máy móc sẽ có yêu cầu khác với một vị trí lễ tân tại văn phòng.
Vì vậy, nếu hai công ty báo giá khác nhau, doanh nghiệp nên xem tiếp phạm vi công việc mà mỗi bên đang tính trong báo giá, thay vì chỉ so con số cuối cùng.
Những yếu tố làm giá dịch vụ bảo vệ tăng hoặc giảm
Ngoài thời gian trực, có một số yếu tố ảnh hưởng khá rõ đến giá.
Thứ nhất là số vị trí cần bố trí. Một mục tiêu có một cổng sẽ khác với nhà máy có nhiều cổng, kho riêng và khu vực tuần tra.
Thứ hai là tính chất công việc tại từng vị trí. Kiểm soát người ra vào đơn giản sẽ khác với kiểm tra hàng hóa, chứng từ, niêm phong hoặc phương tiện vận chuyển.
Thứ ba là yêu cầu về nhân sự. Nếu khách hàng yêu cầu nhân viên trong độ tuổi nhất định, có kinh nghiệm, ngoại hình tốt hoặc kỹ năng giao tiếp cao thì việc tuyển chọn cũng khó hơn.
Thứ tư là địa điểm triển khai. Những mục tiêu xa khu dân cư, khó tuyển người hoặc khó bố trí giao thông thường cần thêm chính sách để giữ nhân sự ổn định.
Thứ năm là quy mô hợp đồng. Với mục tiêu có nhiều vị trí, công ty bảo vệ có thể tổ chức quản lý và nhân sự theo một phương án tổng thể. Cách tính này có thể khác việc thuê riêng từng vị trí nhỏ lẻ.
Cuối cùng là những yêu cầu đặc biệt của khách hàng, chẳng hạn tăng cường tuần tra, trực vào thời điểm cao điểm, kiểm soát hàng hóa phức tạp hoặc cần chỉ huy thường trực tại mục tiêu.
Ví dụ cách tính chi phí trong thực tế
Có thể hình dung qua ba trường hợp đơn giản.
Văn phòng chỉ cần bảo vệ trong giờ làm việc
Một văn phòng hoạt động từ sáng đến chiều, ít người ngoài ra vào và không cần trực đêm có thể chỉ cần một nhân viên theo ca.
Trong trường hợp này, phương án tập trung chủ yếu vào thời gian làm việc của nhân viên và nhiệm vụ tại cửa ra vào.
Nếu bố trí 24/24 cho một nhu cầu như vậy thì chi phí tăng lên nhưng chưa chắc mang lại thêm giá trị tương ứng.
Nhà máy cần duy trì cổng 24/24
Với nhà máy hoạt động liên tục, cổng chính có thể phải có người trực xuyên ngày đêm.
Khi đó, báo giá phải tính cả phương án nhân sự luân phiên, giao ca, người thay thế và quản lý mục tiêu.
Nếu tại cổng còn phải kiểm soát xe hàng, nhà thầu và chứng từ thì khối lượng nghiệp vụ cũng cao hơn một vị trí thông thường.
Mục tiêu có nhiều khu vực cần kiểm soát
Giả sử một kho có cổng chính, kho hàng và khu vực phía sau cần tuần tra.
Cách đơn giản nhất là bố trí ba vị trí cố định. Tuy nhiên, chưa chắc đó là phương án hợp lý nhất.
Nếu khu vực phía sau ít phát sinh, có camera và chỉ cần kiểm tra định kỳ, có thể đưa khu vực này vào tuyến tuần tra thay vì bố trí riêng một người liên tục.
Như vậy, doanh nghiệp giảm được chi phí mà vẫn giữ được yêu cầu kiểm soát cần thiết.
Đây cũng là lý do báo giá cho mục tiêu lớn nên được xây dựng sau khi khảo sát thực tế.
Vì sao không nên chỉ chọn báo giá thấp nhất?
Giá thấp luôn là một lợi thế nếu chất lượng dịch vụ tương đương. Vấn đề nằm ở chỗ doanh nghiệp cần biết mức giá thấp đó đến từ đâu.
Nếu đơn vị cung cấp giảm được chi phí nhờ tổ chức nhân sự tốt, quản lý gọn và phương án hợp lý thì đó là điều tích cực.
Ngược lại, nếu mức giá thấp được tạo ra bằng cách giảm lương nhân viên, thiếu người dự phòng, kéo dài ca làm việc hoặc giảm tần suất kiểm tra mục tiêu thì rủi ro sẽ chuyển sang phía khách hàng.
Những biểu hiện thường xuất hiện sau một thời gian triển khai là nhân viên thay đổi liên tục, thiếu người vào ca, ngủ gật, tác phong kém hoặc quản lý phản hồi chậm khi có sự cố.
Vì vậy, khi so sánh báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ ít nhất ba vấn đề: ai trực, ai quản lý và khi người đang trực nghỉ thì ai thay.
Ba câu hỏi này thường cho thấy khá rõ khả năng duy trì dịch vụ của đơn vị cung cấp.
Làm thế nào để nhận được báo giá bảo vệ chính xác?
Doanh nghiệp càng cung cấp đủ thông tin, báo giá ban đầu càng sát với nhu cầu thực tế.
Các thông tin quan trọng nhất gồm địa điểm triển khai, loại hình mục tiêu, thời gian cần bảo vệ, số vị trí dự kiến và nhiệm vụ chính tại từng vị trí.
Nếu khách hàng chưa biết mình cần bao nhiêu chốt, điều đó cũng bình thường.
Với nhà máy, kho hàng, công trình hoặc tòa nhà, cách phù hợp hơn là để đơn vị bảo vệ khảo sát luồng người, phương tiện, tài sản, các khu vực rủi ro và hệ thống camera trước khi đề xuất quân số.
Mục tiêu của khảo sát không phải tìm cách bố trí nhiều người hơn. Điều cần làm là xác định vị trí nào thực sự cần trực cố định, vị trí nào có thể theo ca và khu vực nào có thể kết hợp tuần tra.
Một phương án hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được an ninh mà không phải trả tiền cho những vị trí không cần thiết.
Xem bảng giá dịch vụ bảo vệ hiện nay
Sau khi hiểu cách hình thành chi phí, doanh nghiệp có thể đối chiếu nhu cầu của mình với mức giá theo ca và từng loại mục tiêu.
Bảo vệ Việt Dũng hiện đã tổng hợp riêng Bảng giá dịch vụ bảo vệ, trong đó có mức tham khảo cho ca 8 giờ, 12 giờ, vị trí 24/24, nhà máy, kho hàng, văn phòng, công trình và một số nhu cầu khác.
Bảng giá giúp dự toán ngân sách ban đầu. Với mục tiêu có nhiều vị trí hoặc yêu cầu đặc thù, báo giá chính thức vẫn nên được xây dựng dựa trên phương án thực tế.
Câu hỏi thường gặp về cách tính giá dịch vụ bảo vệ
Giá dịch vụ bảo vệ có tính theo đầu người không?
Có những trường hợp báo giá theo một nhân viên làm ca cố định, chẳng hạn ca 8 hoặc 12 giờ. Với mục tiêu cần duy trì liên tục 24/24, cách phù hợp hơn là tính theo vị trí cần bảo vệ và phương án nhân sự để duy trì vị trí đó.
Vì sao giá bảo vệ 24/24 cao hơn ca 12 giờ?
Vì vị trí 24/24 cần được duy trì liên tục cả ngày lẫn đêm. Đơn vị bảo vệ phải bố trí nhân sự luân phiên, xử lý giao ca và có phương án thay thế khi nhân viên nghỉ hoặc phát sinh thiếu hụt.
Thuê nhiều vị trí có được giảm giá không?
Có thể. Mục tiêu có nhiều vị trí cho phép tổ chức quản lý, chỉ huy và nhân sự theo một phương án tổng thể. Tuy nhiên mức giá cụ thể vẫn phụ thuộc khối lượng công việc và yêu cầu tại từng chốt.
Có thể báo giá mà không cần khảo sát không?
Với mục tiêu đơn giản, công ty bảo vệ có thể đưa ra mức dự toán dựa trên thông tin khách hàng cung cấp. Nhà máy, kho, công trình hoặc mục tiêu có nhiều khu vực nên được khảo sát để tránh bố trí thiếu hoặc thừa nhân sự.
