Câu hỏi mà các cán bộ kinh doanh của Việt Dũng thường xuyên gặpkhi trao đổi với khách hàng là: “Bên anh tư vấn giúp tôi nên thuê bảo vệ 8 tiếng, 12 tiếng hay phải trực luôn 24/24?”
Thực ra không có phương án nào mặc định là tốt nhất. Một văn phòng làm việc đến 18h có thể chỉ cần bảo vệ theo giờ hoạt động. Nhưng với kho hàng, nhà máy hoặc công trình, dù ban đêm không có người làm việc thì tài sản vẫn còn ở đó và rủi ro đôi khi lại tập trung nhiều hơn vào khoảng thời gian này.
Vì vậy khi chọn thuê bảo vệ, cần trả lời được câu hỏi “khoảng thời gian nào mục tiêu thực sự cần được kiểm soát?”
8 giờ, 12 giờ và 24/24 khác nhau thế nào?
Chúng ta có thể hiểu đơn giản như sau:
| Phương án | Phù hợp khi | Điểm cần lưu ý |
| 8 giờ/ngày | Mục tiêu chỉ cần bảo vệ trong một khung giờ cố định | Phải tính được rủi ro ngoài thời gian có bảo vệ |
| 12 giờ/ngày | Thời gian hoạt động kéo dài, cần phủ gần trọn ca ngày hoặc ca đêm | Cần xác định rõ 12 giờ nào quan trọng nhất |
| 24/24 | Chốt phải luôn có người trực cả ngày lẫn đêm | Cần phương án nhân sự luân phiên, không phải một người làm 24 giờ |
Điểm quan trọng nhất là thời gian hoạt động của doanh nghiệp chưa chắc đã trùng với thời gian cần bảo vệ.
Ví dụ, kho chỉ làm việc đến 17h nhưng hàng hóa vẫn nằm trong kho suốt đêm. Nếu chỉ bố trí bảo vệ trong giờ làm việc thì khoảng thời gian ít người nhất lại trở thành khoảng trống an ninh.
Ngược lại, một văn phòng nằm trong tòa nhà đã có lực lượng an ninh chung, sau giờ làm việc khóa cửa hoàn toàn thì bố trí riêng thêm một chốt 24/24 có thể không cần thiết.
Khi nào nên thuê bảo vệ 8 giờ/ngày?
Ca 8 giờ phù hợp nhất với những mục tiêu có thời gian hoạt động tương đối rõ và rủi ro tập trung trong một khung giờ nhất định.
Các trường hợp thường gặp gồm:
- văn phòng làm giờ hành chính;
- showroom;
- cửa hàng có giờ mở cửa cố định;
- phòng giao dịch;
- cơ sở chỉ cần người kiểm soát trong giờ đông khách;
- vị trí bổ sung cho một hệ thống bảo vệ đã có sẵn.
Ví dụ, một văn phòng hoạt động từ 8h đến 17h, nằm trong tòa nhà có bảo vệ chung ở tầng dưới.
Nhu cầu chính của doanh nghiệp có thể chỉ là kiểm soát khách ra vào, hỗ trợ hướng dẫn, trông xe hoặc giữ trật tự trong giờ làm việc.
Trong trường hợp này, một ca 8 giờ thường hợp lý hơn việc bố trí riêng một vị trí 24/24.
Khi nào ca 8 giờ chưa đủ?
Cần xem lại nếu sau khi nhân viên bảo vệ hết ca vẫn còn:
- hàng hóa giá trị;
- xe của nhân viên hoặc khách;
- máy móc, thiết bị;
- khu vực dễ tiếp cận từ bên ngoài;
- hoạt động giao nhận;
- người làm tăng ca;
- tài sản không có hệ thống kiểm soát khác hỗ trợ.
Sai lầm khá phổ biến là lấy giờ hành chính làm luôn giờ bảo vệ, trong khi rủi ro thực tế lại kéo dài hơn.
Khi nào nên thuê bảo vệ 12 giờ/ngày?
Ca 12 giờ được sử dụng khá nhiều vì nó phù hợp với các mục tiêu có thời gian hoạt động kéo dài hơn văn phòng thông thường nhưng chưa nhất thiết phải có người trực cả ngày.
Các mô hình thường phù hợp gồm:
- cửa hàng;
- showroom;
- nhà hàng;
- quán cafe;
- kho hàng;
- bãi xe;
- cơ sở sản xuất nhỏ;
- mục tiêu cần riêng ca ngày hoặc ca đêm.
Ví dụ, cửa hàng mở từ 8h đến 22h. Nếu thời điểm cần bảo vệ chủ yếu là khi có khách và xe ra vào, doanh nghiệp có thể bố trí một ca kéo dài phù hợp với giờ hoạt động thay vì duy trì 24/24.
Một trường hợp khác là kho hàng ban ngày đã có nhiều nhân viên làm việc nhưng ban đêm lại cần người trông coi. Khi đó có thể bố trí một ca đêm 12 giờ, thay vì thuê bảo vệ suốt cả ngày.
Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí khá tốt: bảo vệ đúng khoảng thời gian có rủi ro cao, không nhất thiết phủ toàn bộ 24 giờ nếu các khoảng còn lại đã có biện pháp kiểm soát phù hợp.
Ca 12 giờ cần chú ý điều gì?
Nội dung này cần làm rõ ngay từ đầu:
- ca ngày hay ca đêm;
- thời gian bắt đầu và kết thúc;
- có giao nhận hàng hóa trong ca không;
- lượng người và phương tiện;
- có tuần tra hay chỉ trực cố định;
- sau khi hết ca thì ai chịu trách nhiệm kiểm soát mục tiêu.
Một ca 12 giờ tại cửa hàng ít khách và một ca 12 giờ tại kho có xe hàng liên tục là hai công việc rất khác nhau.
Vì vậy, không nên chỉ dùng số giờ để đánh giá chi phí hay khối lượng công việc.
Khi nào nên bố trí bảo vệ 24/24?
Thuê bảo vệ 24/24 hoặc 24/7 phù hợp với những vị trí cần đảm bảo an ninh 24/24.
Các trường hợp thường gặp gồm:
- cổng nhà máy;
- kho hàng giá trị cao;
- công trình xây dựng;
- khu vực máy móc, vật tư;
- tòa nhà;
- chung cư;
- nhà xưởng hoạt động nhiều ca;
- mục tiêu có người và phương tiện ra vào cả ngày lẫn đêm.
Ví dụ, một nhà máy sản xuất làm việc ba ca. Nếu chỉ bố trí bảo vệ ban ngày thì ca đêm vẫn có công nhân, phương tiện, nhà thầu hoặc hàng hóa ra vào. Khi đó, cổng chính gần như bắt buộc phải duy trì kiểm soát liên tục.
Công trình cũng là trường hợp khá điển hình. Ban ngày có nhiều người làm việc nhưng ban đêm mới là khoảng thời gian vật tư, máy móc và thiết bị ít người trông coi. Nếu mục tiêu có rủi ro mất cắp cao thì 24/24 thường là phương án hợp lý hơn.
24/24 không có nghĩa một người trực 24 giờ
Đây là điểm cần phân biệt rõ.
Một vị trí bảo vệ 24/24 là một chốt phải có người trực liên tục trong ngày. Đơn vị bảo vệ phải tổ chức nhân sự luân phiên, bàn giao ca và có phương án thay thế khi phát sinh nghỉ phép, ốm hoặc thiếu người.
Doanh nghiệp muốn hiểu kỹ hơn có thể xem bài “1 vị trí bảo vệ 24/24 cần bao nhiêu nhân viên?” để phân biệt rõ giữa số vị trí và số nhân sự thực tế cần tổ chức.
Không phải cứ có tài sản ban đêm là phải thuê 24/24
Đây cũng là điều chúng tôi thường trao đổi thẳng với khách hàng.
Một mục tiêu có tài sản sau giờ làm việc chưa chắc bắt buộc phải bố trí riêng một nhân viên suốt 24 giờ.
Cần xem thêm:
- khu vực có nằm trong tòa nhà hoặc khu công nghiệp đã có bảo vệ vòng ngoài không;
- cửa ra vào có được khóa và kiểm soát tốt không;
- có hệ thống camera không;
- có báo động không;
- có người làm việc ban đêm không;
- tài sản có giá trị và dễ di chuyển hay không;
- khả năng tiếp cận từ bên ngoài như thế nào.
Ví dụ, một văn phòng tầng 10 nằm trong tòa nhà có lễ tân, bảo vệ sảnh, camera, kiểm soát thẻ từ và khóa cửa riêng sẽ khác hoàn toàn một kho hàng độc lập ở khu vực ít người.
Vì vậy, 24/24 chỉ nên dùng khi thực sự cần duy trì một lớp kiểm soát liên tục.
Nhưng cũng đừng cố dùng ca 8 giờ để giải quyết nhu cầu 24/24
Có trường hợp khách hàng muốn giảm chi phí nên chỉ bố trí một ca ban ngày, trong khi mục tiêu thực tế có rủi ro cả ban đêm.
Cách này nhìn trên báo giá thì tiết kiệm, nhưng phần chi phí giảm đi lại đổi bằng một khoảng thời gian không có người kiểm soát.
Đặc biệt với:
- kho;
- công trình;
- nhà máy;
- bãi xe;
- khu vực vật tư;
- cơ sở có nhiều lối tiếp cận;
thì cần đánh giá kỹ trước khi cắt ca.
Một phương án hợp lý không phải phương án có ít giờ bảo vệ nhất, mà là phương án loại bỏ được những khoảng trống thực sự có rủi ro.
Cách chọn ca bảo vệ: chỉ cần trả lời 5 câu hỏi
Nếu chưa biết nên chọn 8 giờ, 12 giờ hay 24/24, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng 5 câu hỏi dưới đây.
1, Mục tiêu hoạt động trong khung giờ nào?
Xác định giờ nhân viên, khách hàng, nhà thầu và phương tiện bắt đầu ra vào.
2, Sau giờ hoạt động còn tài sản gì tại mục tiêu?
Máy móc, hàng hóa, phương tiện, vật tư hay tiền hàng đều ảnh hưởng đến nhu cầu trực sau giờ làm việc.
3, Thời điểm nào rủi ro cao nhất?
Không phải lúc đông người mới cần bảo vệ.
Với cửa hàng, rủi ro có thể tập trung vào giờ cao điểm. Với kho và công trình, ban đêm lại thường đáng chú ý hơn.
4, Đã có lớp an ninh nào khác hỗ trợ chưa?
Camera, kiểm soát cửa, hàng rào, bảo vệ tòa nhà hoặc bảo vệ khu công nghiệp có thể giúp giảm nhu cầu bố trí thêm chốt cố định.
5, Nếu không có bảo vệ trong một khoảng thời gian, ai sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát?
Nếu không có câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi này thì khả năng cao phương án đang tồn tại rủi ro an ninh.
Gợi ý lựa chọn theo từng loại mục tiêu
Văn phòng
Nếu chỉ hoạt động giờ hành chính và nằm trong tòa nhà đã có an ninh chung, 8 giờ thường là phương án đáng cân nhắc đầu tiên.
Nếu văn phòng có người làm muộn, nhiều xe hoặc hoạt động kéo dài, có thể tăng lên 12 giờ.
24/24 thường chỉ cần khi doanh nghiệp có yêu cầu kiểm soát riêng hoặc mặt bằng độc lập.
Cửa hàng, showroom
Thông thường phù hợp với 8–12 giờ, bám theo thời gian mở cửa và thời điểm có nhiều khách.
Nếu cửa hàng có lượng hàng hóa lớn và mặt bằng độc lập, cần xem thêm nhu cầu ban đêm.
Kho hàng
Kho hoạt động trong ngày nhưng ban đêm ít người là trường hợp cần đánh giá kỹ.
Có kho chỉ cần 12 giờ ban đêm. Có kho lại cần 24/24 vì hàng hóa, phương tiện và hoạt động xuất nhập diễn ra liên tục.
Nhà máy, nhà xưởng
Nhà máy một ca có thể tổ chức phương án khác nhà máy ba ca.
Với cổng chính có người hoặc xe ra vào liên tục, 24/24 thường phù hợp hơn.
Các vị trí phụ bên trong chưa chắc phải trực 24 giờ; có thể bố trí theo thời gian hoạt động hoặc đưa vào tuyến tuần tra.
Công trình xây dựng
Nếu công trình có máy móc, sắt thép, vật tư và khu vực dễ tiếp cận, phương án 24/24 thường đáng cân nhắc.
Một số vị trí phục vụ kiểm soát công nhân hoặc xe vật liệu chỉ hoạt động ban ngày có thể tổ chức theo ca ngắn hơn.
Có nên chọn ca chỉ dựa vào giá?
Không nên.
Chi phí chắc chắn là yếu tố quan trọng, nhưng so sánh 8 giờ với 24/24 chỉ bằng số tiền mỗi tháng sẽ không phản ánh đúng giá trị của hai phương án.
Ca 8 giờ rẻ hơn vì doanh nghiệp chỉ mua một khoảng thời gian kiểm soát.
Vị trí 24/24 có chi phí cao hơn vì chốt phải được duy trì liên tục và phía đơn vị cung cấp phải tổ chức nhân sự luân phiên.
Điều cần tính là:
Khoảng thời gian bỏ trống có tiền ẩn rủi ro lớn hơn phần chi phí tiết kiệm được hay không?
Nếu câu trả lời là có thì nên tăng thời gian bảo vệ.
Ngược lại, nếu mục tiêu đang bố trí người 24/24 nhưng nhiều khung giờ gần như không có nhiệm vụ và đã có lớp kiểm soát khác hỗ trợ, doanh nghiệp cũng nên xem lại để tránh lãng phí.
Một mục tiêu có thể kết hợp nhiều loại ca
Không nhất thiết toàn bộ vị trí trong cùng một mục tiêu phải sử dụng cùng một thời gian trực.
Ví dụ một nhà máy có thể tổ chức:
- cổng chính: 24/24;
- cổng phụ: 12 giờ;
- vị trí xuất hàng: theo giờ hoạt động của kho;
- khu vực phía sau: đưa vào tuyến tuần tra;
- vị trí tăng cường: chỉ bố trí vào giờ cao điểm.
Cách tổ chức này thường hợp lý hơn việc cho tất cả các vị trí trực 24/24.
Đây cũng là lý do những mục tiêu có nhiều chốt nên được khảo sát trước khi chốt quân số và báo giá.
Nên bắt đầu từ nhu cầu, sau đó mới tính giá
Khi khách hàng liên hệ với Bảo vệ Việt Dũng, nếu mục tiêu đơn giản thì chỉ cần cung cấp một số thông tin cơ bản:
- loại hình mục tiêu;
- địa điểm;
- thời gian hoạt động;
- khu vực cần kiểm soát;
- số vị trí dự kiến;
- yêu cầu chính đối với nhân viên.
Từ đó có thể dự toán phương án ban đầu.
Với nhà máy, kho, công trình hoặc mục tiêu có nhiều khu vực, khảo sát thực tế vẫn là cách tốt nhất để xác định chốt nào cần 24/24, chốt nào chỉ cần 8–12 giờ và khu vực nào có thể kiểm soát bằng tuần tra.
Mục tiêu cuối cùng không phải bố trí càng nhiều giờ càng tốt.
Phương án phù hợp là đủ người, đúng vị trí và đúng khoảng thời gian thực sự cần bảo vệ.
Tham khảo chi phí bảo vệ 8 giờ, 12 giờ và 24/24
Sau khi xác định được phương án phù hợp, doanh nghiệp có thể đối chiếu với Bảng giá dịch vụ bảo vệ của Bảo vệ Việt Dũng.
Bảng giá hiện được chia theo thời gian trực và từng nhóm mục tiêu để khách hàng có thể dự toán ngân sách ban đầu trước khi yêu cầu khảo sát và báo giá chính thức.
Câu hỏi thường gặp
Bảo vệ văn phòng nên thuê 8 giờ hay 12 giờ?
Nếu văn phòng chỉ hoạt động trong giờ hành chính và sau giờ làm việc đã có lớp an ninh khác hỗ trợ, ca 8 giờ thường đủ. Nếu nhân viên thường xuyên làm muộn hoặc cần quản lý xe, khách và tài sản trong thời gian dài hơn thì nên xem xét 12 giờ.
Kho hàng nên thuê bảo vệ 12 giờ hay 24/24?
Tùy hoạt động của kho và mức độ rủi ro. Có kho chỉ cần bảo vệ ca đêm 12 giờ; nhưng kho có hàng hóa giá trị, nhiều lối tiếp cận hoặc hoạt động xuất nhập liên tục thường phù hợp hơn với phương án 24/24.
Một vị trí bảo vệ 24/24 có phải một nhân viên không?
Không. Đây là một chốt phải được duy trì liên tục trong 24 giờ mỗi ngày. Công ty bảo vệ phải tổ chức nhân sự luân phiên và phương án thay thế để vị trí không bị bỏ trống.
Có thể chuyển từ 24/24 xuống 12 giờ để giảm chi phí không?
Có thể nếu sau khi đánh giá cho thấy một phần thời gian không còn cần nhân sự trực cố định và đã có biện pháp kiểm soát khác phù hợp. Không nên giảm ca chỉ vì muốn giảm giá mà chưa đánh giá khoảng trống an ninh phát sinh.
