Dịch vụ bảo vệ văn phòng là gì ?

 

Dịch vụ bảo vệ văn phòng là việc kiểm soát đảm bảo an ninh và tài sản cho con người và toà nhà. Đồng thời, tạo dựng môi trường làm việc chặt chẽ và thoải mái cho cán bộ nhân viên trong  văn phòng đó.

 

Dịch vụ bảo vệ văn phòng

Dịch vụ bảo vệ văn phòng, bảo vệ cao ốc


Tính chất và đặc thù của dịch vụ bảo vệ văn phòng, bảo vệ cao ốc

Các văn phòng thường nằm ở khu vực trung tâm thành phố, dân cư đông đúc, phương tiện giao thông qua lại nhiều, phần lớn nhân viên và khách ra vào là tầng lớp trí thức, học cao và còn nhiều người nước ngoài đến cộng tác làm việc. Vì vậy, đòi hỏi người bảo vệ văn phòng, bảo vệ cao ốc phải có kinh nghiệm, làm việc phải phù hợp với đặc thù của mục tiêu và có tác phong tốt, cư xử nhã nhặn, lịch sự với khách hàng.

Các vị trí làm việc của dịch vụ bảo vệ văn phòng, cao ốc

 

  1.   Bảo vệ văn phòng Cổng chính.
  2.   Bảo vệ văn phòng  Đại sảnh.
  3.   Bảo vệ  thang máy văn phòng
  4.   Bảo vệ trực các tầng lầu văn phòng
  5.   Bảo vệ trực Camera giám sát văn phòng
  6.  Tuần tra  bảo vệ  văn phòng
  7.   Bảo vệ  văn phòng nhà xe.

Bảo vệ văn phòng cổng chính

 

  •    Hướng dẫn khách ra vào  văn phòng
  •    Dịch vụ bảo vệ  văn phòng vòng ngoài, không cho người không có phận sự vào.
  •    Điều phối các phương tiện giao thông: xe có đăng ký thì được phép chạy vào bên trong, xe không đăng ký hoặc taxi đậu ngoài  văn phòng.
  •    Giữ vững thông tin liên lạc, phối hợp làm việc với các vị trí khác.
 

Bảo vệ văn phòng đại sảnh

 

  •    Ghi chép và đăng ký khách vào sổ khách của văn phòng
  •    Quản lý chìa khoá các loại của văn phòng
  •    Trả lời điện thoại nơi gọi đến văn phòng và gọi đi.
  •    Hướng dẫn  khách đến các văn phòng của các tầng của  văn phòng.
  •    Nhận và giao các thư từ, bưu phẩm.
  •    Giữ vững thông tin liên lạc phối hợp với các vị trí khác làm việc.

Bảo vệ  thang máy văn phòng

  •    Bảo vệ đóng, mở và hưỡng dẫn đưa khách đến các văn phòng trong các tầng của dịch vụ bảo vệ văn phòng khi khách yêu cầu.
  •    Khi bảo vệ phát hiện sự cố thang máy bị kẹt, hoặc mất điện nhưng vẫn có người ở trong  thì tìm mọi cách  giúp người đó ra. Nếu ngoài khả năng thì thông báo bộ phận chuyên môn về thang máy của văn phòng đến trợ giúp.
  •    Khi phát hiện thang máy bi hư hỏng bảo vệ phải thông báo kịp thời cho bộ phận kỹ thuật bảo trì thang máy của văn phòng biết để sửa chữa.

Bảo vệ các tầng

  •    Dịch vụ bảo vệ văn phòng được phân công bảo vệ tầng nào thì thường xuyên đi kiểm tra, kiểm soát  tầng đó.
  •    Khi khách thuê văn phòng ra về mà quên khoá cửa, thì bảo vệ kết hợp người có chức năng của văn phòng  lập biên bản sự việc và dán niêm phong cửa.Đồng thời, điện thoại  cho khách thuê văn phòng biết.
  •    Nếu phát hiện khách, nhân viên văn phòng .... hút thuốc không đúng nơi quy định thì nhắc nhở họ.
  •    Những khu vực cấm như Terrace trên tầng thượng, khu điện kỹ thuật, phòng camera giám sát, phòng giám sát hệ thống phòng chống cháy nổ ...thì những người  không có chức năng thì bảo vệ văn phòng không cho vào khu vực này.
  •    Dịch vụ bảo vệ văn phòng nếu thấy hộp điều trỉnh độ lạnh ở khu vực hành lang công cộng mở thì bảo vệ phải tắt ngay vì không có nơi nào được phép tự động mở nếu không có sự chấp thuận của ban quản lý văn phòng.
  •    Nhắc nhở những đơn vị thi công sửa chữa  văn phòng phải giữ vệ sinh chung và không gây tiếng ồn ảnh hưởng các văn phòng khác.
  •    Phải kiểm soát, giữ gìn  các trang thiết bị mà văn phòng đã lắp đặt ở hành lang công cộng và các khu vực khác còn chống.

Bảo vệ camera văn phòng

 

  •     Phải thường xuyên  nhìn màn hình camera và luân chuyển hình ảnh các tầng lầu văn phòng để phát hiện những biểu hiện mất bình thường của khách. Nếu thấy khách lấy cắp, phá hoại làm mất an ninh thì dùng bộ đàm liên hệ với các vị trí khác hỗ trợ vây bắt kẻ gian và thông báo cho ban quản lý toà nhà biết.Đồng thời, lập biên bản và điện báo công an đến giải quyết.
  •    Vào ban đêm chú ý hàng rào chung quanh văn phòng, hoặc những cửa sổ tiếp giáp với nhà dân phòng ngừa kẻ gian đột nhập vào lối này. Khi phát hiện thì thông báo cho các vị trí gần nơi xẩy ra sự việc bắt kẻ gian. Đồng thời lập biên bản hiện trường  và điện thoại báo cho công an nơi gần nhất để họ giải quyết sự việc.
  •    Thông qua màn hình camera nếu phát hiện cháy nổ bằng bộ đàm phải lập tức thông báo cho toàn bộ bảo vệ văn phòng đến điểm cháy kịp thời chữa cháy. Nếu phát hiện điểm cháy ngoài khả năng chữa cháy của bảo vệ thì lập tức điện cho chữa cháy chuyên nghiệp đến hỗ trợ. Đồng thời, thông báo cho toàn bộ cán bộ nhân viên  văn phòng thoát hiểm theo đúng phương án PCCC.

Tuần tra bảo vệ văn phòng

  •    Tuần tra hết các tầng lầu bảo vệ văn phòng
  •    Giám sát các hoạt động của công nhân ở các đơn vị thầu phụ hay bảo trì  văn phòng
  •    Nhắc nhở mọi người thực hiện các quy đinh của văn phòng
  •    Kiểm tra thang máy, nhà kho, toalet và các vị trí khác của văn phòng
  •    Phát hiện những kẻ xấu đột nhập vào văn phòng
  •    Phát hiện, xử lý các sự cố như cháy nổ … tại  văn phòng.
  •    Kiểm tra hệ thống PCCC văn phòng
  •    Kiểm tra các lối thoát hiểm của văn phòng
  •    Kiểm tra các khoá cửa ra vào
  •    Kiểm tra độ an toàn của các thiết bị sử dụng điện   văn phòng
  •    Kiểm tra các trang thiết bị đắt tiền dễ mất của  văn phòng
  •    Giữ vững thông tin liên lạc với các vị trí khác tại văn phòng.

 

Tuỳ theo tầng hầm nhà xe của văn phòng nhiều hay ít xe, một cửa hay hai cửa xe ra và vào, có bao nhiều hầm để xe mà bố trí lực lượng bảo vệ phương tiện và chống cháy nổ cho phù hợp với thực tế.
Thông thường dịch vụ bảo vệ văn phòng tầng hầm văn phòng nhà xe có ít nhất từ hai vị trí bảo vệ trở lên:
  1. Vị trí bảo vệ cửa xe vào văn phòng
  2. Vị trí bào vệ cửa xe ra văn phòng
  3. Vị trí tuần tra bảo vệ nhà xe văn phòng.

 Việc bố trí xe gắn máy gần giống với nơi để xe hơi, tuy nhiên cần điều chỉnh khoảng cách giữa các xe với nhau, khoảng cách lối xe vào ra để tạo nhiều chỗ để xe hơn nhưng không làm xây sát hư hỏng xe của khách hàng.

Nơi để xe gắn máy cũng được chia thành từng ô lớn, mỗi ô chứa được nhiều xe, khoảng cách các xe cách nhau từ 10-20 cm để chống trầy sước đồng thời tạo cho người lấy xe được dễ dàng.
 

 1.Vị trí bảo vệ cửa xe vào văn phòng:

- Xe gắn máy vào phải nổ máy để kiểm tra xe có còn IC không... tránh nhiều trường hợp xe vào không có IC nhưng ra báo mất.

- Ô tô vào kiểm tra cần gạt nước,đèn, gương chiếu hậu, lốp xe sơ cua để bên ngoài, những vết sước bên ngoài xe .... và ghi đặc điểm của xe vào sổ theo dõi và bắt chủ xe ký vào, phòng ngừa bị hư hỏng mất mát ở bên ngoài, khi ra đổi lỗi cho bảo vệ.

- Kiểm tra giám sát không cho phương tiện mang chất cháy nổ vào tầng hầm, nếu phát hiện bom mìn yêu cầu chủ xe phải mang ra bên ngoài toà nhà, nhánh chóng báo công an và những ngành chức năng, ban quản lý toà nhà biết để kịp thời sơ tán những nhân viên trong toà nhà ra ngoài

 

2. Vị trí bảo vệ cửa xe ra văn phòng:

 - Khi xe ra kiểm tra cùi vé xe, số sê ri, đường sé của cùi vé có trùng khớp với vé xe không. Vé xe không được tẩy xoá, nét chữ với cùi vé phải giống nhau thì cho xe ra.
- Nếu chủ nhân của xe bị mất vé bảo vệ phải lập biên bản sự việc. Đồng thời kiểm tra tất cả các giấy tờ có liên quan đến chiếc xe đó như số khung, số máy... có khớp với thẻ chủ xe, giấy CMND, bằng lái xe V..V.... nếu thấy hợp lý thì cho xe ra, nếu không hợp lý  thì giữ xe lại đồng thời mời công an đến giải quyết.
3.Vị trí tuần tra bảo vệ nhà xe văn phòng:
 - Chỉ dẫn xe ra vào đúng hướng, đậu đúng nơi quy định
- Khi xe ra vào nếu có sự va chạm làm hư hỏng xe khác bảo vệ phải lập biên bản người có lỗi. Đồng thời, thông báo cho chủ xe của người bị hại biết để thương thuyết bồi thường.
- Kiểm tra, giám sát xe phòng ngừa kẻ gian lấy cắp phụ tùng xe.
- Tuần tra, giám sát phòng ngừa kẻ gian thay đổi biển số xe để lấy cắp-
- Khi phát hiện xe bị rò rỉ xăng dầu với số lượng nhiều phải báo cho chủ xe biết, tìm cách khác phục sự cố, nếu cần thiết phải mang xe ra ngoài phòng ngừa cháy nổ.
- Cấm tuyệt đối  mọi người không được hút thuốc trong nhà xe để phòng ngừa cháy nổ